▼ برخی نکات مهم جهت اطلاع دانشجویان دوره دکتری و اساتید محترم راهنما
در این بخش برخی نکات مهم جهت اطلاع دانشجویان و اساتید راهنما تأکید می‌گردند. بدیهی است مطالعه دقیق آئین‌نامه دوره دکتری و پیگیری مصوبات و مقررات جاری دوره‌های تحصیلات تکمیلی از وظایف دانشجویان دوره‌های تحصیلات تکمیلی است و توصیه می‌شود این موارد به صورت مستمر از طریق منزلگاه الکترونیکی معاونت آموزشی و تحصیلات تکمیلی دانشگاه صنعتی شریف www.sharif.ir/fa/education گزینه مدیریت تحصیلات تکمیلی پیگیری شوند.

برخی نکات مرتبط با ثبت‌نام
۱) دانشجویان دکتری در طول دوره تحصیل موظف به رعایت و تکمیل برنامه آموزشی – پژوهشی خود زیر نظر دانشکده و مطابق آخرین برنامه مصوب دوره هستند. عواقب هرگونه مغایرت با برنامه مصوب یا مقررات جاری دوره بدون هماهنگی قبلی با دانشکده و مدیریت تحصیلات تکمیلی دانشگاه به عهده دانشجو است و پرداخت جریمه یا هزینه‌های مصوب در این مورد الزامی خواهد بود.
۲) مسئولیت ثبت‌نام به‌موقع (مطابق تقویم آموزشی دانشگاه) در هر نیمسال تحصیلی و پیگیری ارسال مستندات و درج صحیح دروس و نمرات در کارنامه با شخص دانشجو است. مؤکداً تأکید می‌گردد که پس از درج دروس و نمرات در کارنامه تحصیلی دانشجو در سیستم آموزش دانشگاه، اعم از حذف یا اضافه دروس (مگر در زمان مجاز ترمیم ثبت‌نام) و یا تغییر نمره درس به هیچ‌وجه امکان‌پذیر نخواهد بود. لذا، از کلیه دانشجویان و اساتید محترم تقاضا می‌شود که در ثبت‌نام دروس و ارسال به‌موقع نمرات نهایت دقت‌نظر را به عمل آورده و قبل از ارسال یا اقدام به ثبت موارد در سیستم آموزش دانشگاه بررسی‌های لازم را انجام داده و موارد را دقیقاً نهایی کنند.
۳) کلیه دانشجویان محترم موظفند پس از انتخاب و تصویب موضوع رساله دکتری تا زمانی که رساله کاملاً به انجام نرسیده است، در هر نیمسال تحصیلی در درس «رساله دکتری» ثبت‌نام نمایند. (در صورتی که دانشجو در کل واحدهای رساله قبلاً ثبت‌نام نموده باشد،‌ لازم است با شماره درس رساله دکتری در صفر واحد ثبت‌نام به عمل آورد تا منصرف از تحصیل شناخته نشود.) در صورتی که دانشجویان تا قبل از موعد ترمیم نیمسال بعدی دفاع از رساله دکتری را به انجام برسانند نیازی به ثبت‌نام در نیمسال بعد ندارند و در غیر اینصورت حتی اگر یک روز بعد از موعد ترمیم دفاع از رساله صورت پذیرد، لازم است که ثبت‌نام انجام پذیرفته و در صورتی که مشمول پرداخت هزینه باشند شهریه را به صورت کامل پرداخت کنند.
۴) هرگونه بررسی درخواست در زمان مقرر یا صدور هر گونه گواهی توسط اداره کل آموزش و تحصیلات تکمیلی دانشگاه منوط به داشتن ثبت‌نام قطعی در سیستم آموزش در نیمسال مربوطه و عدم وجود نقایص یا مشکلات آموزشی در پرونده دانشجو است. لذا به کلیه دانشجویان توصیه می‌شود پس از مطالعه دقیق آئین‌نامه دکتری دانشگاه در زمان مقرر (مطابق تقویم دانشگاه) نسبت به ثبت‌نام خود اقدام نمایند.
۵) گذرانیدن امتحان جامع تا پایان نیمسال سوم تحصیلی و دفاع از پیشنهاد پژوهشی تا پایان نیمسال چهارم تحصیلی و همچنین ارسال فرم تعریف رساله دکتری که به تأیید استاد راهنما و دانشکده رسیده باشد، قبل از شروع نیمسال پنجم تحصیلی جهت ادامه تحصیل در دوره دکتری الزامی است. بدیهی است مجاز بودن دانشجو جهت ثبت‌نام در نیمسال پنجم تحصیلی منوط به احراز شرایط فوق خواهد بود.

برخی نکات مرتبط با طول دوره و فراغت از تحصیل
۱) حداکثر مدت مجاز تحصیل در دوره دکتری با حداکثر تمدید سنوات برای ورودی‌های ۸۳ و ماقبل ۱۲ نیمسال و برای ورودی‌های ۸۴ و ما بعد ۱۰ نیمسال است.
تمدید سنوات تحصیلی پس از نیمسال ۱۰ام (یا پس از ۱۲ام برای ورودی‌های ۸۳ و ماقبل) فقط در اختیار کمیسیون موارد خاص دانشگاه است. بدیهی است دانشجو پس از اتمام سنوات مجاز و فقط در صورت تأیید مراجع ذی‌صلاح مبنی بر امکان ادامه تحصیل دانشجو، ملزم به رعایت ضوابط و مقررات دانشگاه در مورد استفاده از امکانات، پرداخت هزینه‌های مصوب و نظایر آن در طول دوره تحصیل خارج از سنوات مجاز است.
در حال حاضر مطابق مصوبات، هزینه ثبت‌نام در هر نیمسال خارج از سنوات مجاز تحصیل در دوره دکتری معادل یک دهم کل هزینه‌های پرداختی از طرف وزارت علوم، تحقیقات و فناوری برای کل دوره تحصیلی دانشجو است.
۲) تاریخ فراغت از تحصیل دانشجو همان تاریخ دفاع از رساله دکتری دانشجو است. چنانچه دانشجو در نیمسال آخر در واحد درسی (به غیر از رساله دکتری) ثبت‌نام داشته باشد تاریخ فراغت از تحصیل مطابق تقویم آموزشی دانشگاه و مقررات مربوطه تعیین خواهد شد.
۳) جهت دفاع از رساله دکتری طی مراحل زیر علاوه بر موارد مصوب، روال داخلی دانشکده مربوطه الزامی است.
(الف) تهیه نسخه نهایی رساله (به زبان فارسی) و چکیده مبسوط رساله (به زبان انگلیسی) مطابق قالب ارائه‌شده توسط مدیریت تحصیلات تکمیلی دانشگاه به صورت پرینت و فایل اصلی و فایل قابل چاپ نرم‌افزاری آن‌ها، بالاخص نسخه‌های پرینت‌شده فرم Copyright Transfer و Declarations که به امضا دانشجو، استادان راهنما، نماینده تحصیلات تکمیلی و کمیته دفاع رسیده باشد.
(ب) ارسال مستندات مربوطه (پس از طی مراحل لازم در داخل دانشکده) به همراه فرم تاییدشده اخذ مجوز دفاع به اداره کل تحصیلات تکمیلی دانشگاه حداقل دو هفته قبل از تاریخ پیشنهادی جلسه دفاع.
(ج) ارسال فرم صورتجلسه دفاع توسط دانشکده به اداره کل تحصیلات تکمیلی دانشگاه حداکثر ۲ هفته پس از تاریخ دفاع از رساله دکتری دانشجو.
توضیح: نسخه فرم صورتجلسه مختص اساتید محترم راهنما جهت ارسال نمره دفاع می‌تواند جهت حصول اطمینان از انجام پذیرفتن تصمیمات نهایی مطابق نظر هیات داوران تا حداکثر ۲ ماه پس از تاریخ دفاع از رساله دانشجو به اداره تحصیلات تکمیلی دانشگاه ارسال گردد. بدیهی است قطعیت نتیجه دفاع از رساله دانشجو و درج نمره در کارنامه پس از وصول این فرم توسط اداره کل آموزش دانشگاه محرز خواهد شد.
(د) به دانشجویان محترم توصیه می‌شود که بلافاصله پس از دفاع از رساله نسبت به طی مراحل فراغت از تحصیل، تسویه حساب و اخذ مدرک تحصیلی مطابق مقررات جاری دانشگاه اقدام نمایند. (فرآیند فراغت از تحصیل می‌توان بسته به شرایط تا ۲ ماه به طول انجامد.) بدیهی است در صورت عدم مراجعه جهت طی مراحل فارغ‌التحصیلی، دانشجو ملزم به رعایت مقررات مربوطه جهت تکمیل و بازبینی پرونده و پرداخت هزینه‌های مصوب خواهد بود. (بازه زمانی عادی جهت مراجعه برای طی مراحل فراغت از تحصیل تا ۶ ماه پس از زمان دفاع از رساله است.)
(ه) جهت فراغت از تحصیل دانشجویان بورسیه ارائه گواهی تسویه حساب سازمان بورس‌دهنده با دانشگاه صنعتی شریف الزامی است.

حمایت‌های مالی در طی دوره دکتری
در طی دوره تحصیلی، دانشجویان دکتری می‌توانند در صورت احراز شرایط از طرح‌های TA، RA، AA و ARA استفاده نمایند.

برخی نکات مرتبط با فرصت مطالعاتی و دوره‌های مشترک
شرکت دانشجویان دکتری در دوره‌های کوتاه‌مدت مطالعاتی، کنفرانس‌ها یا دوره‌های مشترک تحصیلی یا تحقیقاتی (حتی در صورتی که با هماهنگی واحدهای دیگری از دانشگاه نظیر معاونت محترم پژوهشی و یا … انجام پذیرفته باشد) فقط در صورت طی مراحل لازم در اداره کل آموزش دانشگاه و تأیید معاونت محترم آموزشی و تحصیلات تکمیلی دانشگاه رسمیت داشته و در صورت عدم اخذ مجوزهای لازم از معاونت آموزشی و تحصیلات تکمیلی وقفه تحصیلی محسوب شده و مطابق مقررات با آن رفتار خواهد شد.
حداقل شرایط حضور در دانشگاه صنعتی شریف جهت اخذ مدرک دکتری، حضور ۲ سال در دانشگاه، گذرانیدن امتحان جامع و دفاع از پیشنهاد پژوهشی در دانشگاه صنعتی شریف، تعریف رساله زیرنظر یکی از اساتید تمام‌وقت دانشگاه صنعتی شریف به عنوان استادراهنما و طی مراحل رسمی دفاع از رساله دکتری است.
شرکت در دوره‌های کوتاه‌مدت مطالعاتی،‌ دوره‌های مشترک یا کنفرانس‌های علمی منوط به تکمیل فرم‌ها و قراردادهای مربوطه و تأیید مقام‌های مجاز ذی‌ربط است.

برخی مقررات مرتبط با شرکت در همایش‌ها و دوره‌های علمی و بین‌المللی
کلیه دانشجویان دکتری موظف هستند که قبل از عزیمت به همایش‌ها یا دوره‌های علمی بین‌المللی نسبت به کسب موافقت دانشکده و اداره کل تحصیلات تکمیلی دانشگاه اقدام نمایند.
همچنین دانشجویان بورسیه موظف هستند ضوابط و مقررات مربوط به سازمان‌دهنده را مطابق قرارداد منعقده یا احکام مربوطه دقیقاً مراعات نموده و قبل از هرگونه اقدام، نسبت به کسب موافقت سازمان بورس‌دهنده نیز اقدام لازم را به عمل آورده و مستندات مربوطه را به همراه درخواست خود اداره کل تحصیلات تکمیلی دانشگاه ارائه نمایند.